Trong bối cảnh hiện nay, những thách thức đến từ cuộc khủng hoảng kinh tế buộc các nhà lãnh đạo phải nhìn lại và tối ưu mọi hoạt động của doanh nghiệp. Một trong những công cuộc tối ưu mạnh mẽ thời điểm này chính là tối ưu chi phí – cắt giảm mọi lãng phí tồn tại ở doanh nghiệp. Và chi phí ẩn là điều cần phải xét đến đầu tiên.
Chi phí ẩn (Hidden cost) được định nghĩa là bất kì chi phí nào đã phát sinh nhưng không rõ ràng, không cần nhất thiết phải được đệ trình hoặc báo cáo dưới dạng một khoản chi phí riêng biệt.
Có 6 loại chi phí ẩn phổ biến:
1. CHI PHÍ HỌP HÀNH
Tổ chức các cuộc họp là hoạt động quen thuộc của doanh nghiệp, là nơi mọi người ngồi lại để giải quyết các vấn đề hoặc thông báo quyết định quan trọng nào đó. Đặc trưng của họp là hoạt động gồm sự tham gia của nhiều người. Mỗi phút trong một cuộc họp khi nhân với số lượng và giá trị lao động của người tham dự sẽ phản ánh sự đầu tư vào cuộc họp đó.
Các cuộc họp vô nghĩa sẽ dẫn tới sự lãng phí khổng lồ về thời gian, nguồn lực, hủy hoại tinh thần và cảm hứng làm việc của nhân viên. Theo công bố của Doodle, con số này là 58 tỷ đô ở Anh và 499 tỷ đô ở Hoa Kỳ vào năm 2019.
2. CHI PHÍ LÀM THÊM GIỜ
Việc nhân viên nán lại văn phòng và tiếp tục công việc có vẻ là dấu hiệu đáng mừng cho sự nỗ lực, chăm chỉ và trách nhiệm. Tuy nhiên, đó chưa chắc đã là điều tuyệt vời.
Thứ nhất, không hẳn là do khối lượng công việc nặng, có thể là do năng suất của nhân viên đó thấp và quy trình làm việc không hiệu quả. Thứ hai, việc làm thêm giờ đòi hỏi nỗ lực, chắc chắn sẽ lấy đi nhiều năng lượng, ảnh hưởng tiêu cực đến sức khỏe, về lâu về dài sẽ hạn chế hiệu suất của nhân viên. Thứ ba, một số nhân viên có thể lợi dụng tài nguyên để làm việc cá nhân trong khi khai khống là đang tăng ca.
Những chi phí phục vụ cho việc làm thêm giờ vô ích này chính là lãng phí cần phải cắt bỏ. Thật ra bản chất của việc không đánh giá được nhân viên “làm thêm” hay “làm bù” là do nhà quản lý không nắm được hiệu suất hay quy trình làm việc của nhân viên có đúng không.
3. CHI PHÍ “TÀI NGUYÊN NHÀN RỖI”
Tài nguyên nhàn rỗi là chi phí ẩn phổ biến nhất trong một doanh nghiệp, bao gồm cả thiết bị và nhân lực. Theo một nghiên cứu, các tổ chức chỉ tự động hóa 25-40% quy trình làm việc. Trong khi đó, nhân viên dành đến 22% thời gian cho các tác vụ tay chân, lặp đi lặp lại một cách nhàm chán và lãng phí.
Mặc dù không hề tiêu thụ tài nguyên của công ty nhưng chúng vẫn là tài sản. Doanh nghiệp vẫn phải trả lương cho nhân viên và chịu gánh nặng về mặt chi phí khấu hao và bảo trì cho các thiết bị.
Số lượng tài nguyên nhàn rỗi phản ánh hiệu quả sử dụng tài nguyên của doanh nghiệp, đặc biệt là nhân lực. Nhà quản lý thiếu đi sự đo lường, kiểm soát và phân bổ công việc hợp lý cho các đầu nhân sự.
4. CHI PHÍ CHO VIỆC SẮP XẾP SAI VỊ TRÍ
Nếu nhà quản lý đặt nhân viên vào phạm vi công việc không phù hợp với các kỹ năng của họ, nhiều hệ lụy xấu xí sẽ nảy sinh, mà dễ thấy nhất là nhân sự nghỉ việc.
Bên cạnh những ảnh hưởng từ hiệu suất làm việc kém khiến công việc không hoàn thành, việc mất đi một nhân viên kéo theo những nguy cơ rò rỉ dữ liệu, đồng thời sẽ khiến doanh nghiệp lãng phí một lượng chi phí đáng kể: Chi phí tuyển dụng, chi phí đào tạo, chi phí thay thế nhân viên mới.
Theo nghiên cứu của Hiệp hội Quản lý nguồn nhân lực, chi phí trung bình để thay thế một nhân viên cũ khi họ rời đi là 6-9 tháng tiền lương.
5. CHI PHÍ DO QUY TRÌNH LÀM VIỆC KHÔNG HIỆU QUẢ
Nếu các quy trình trong doanh nghiệp không được hợp lý hóa thì sẽ có rất nhiều thao tác không cần thiết phát sinh, lãng phí nhân sự, xảy ra xung đột trong các công đoạn,…Đây chính là nguyên nhân phát sinh thêm chi phí và trở thành chi phí ẩn.
Ví dụ đơn giản nhất: Khi việc giao sản phẩm đến tay khách hàng của bạn bị chậm không chỉ một lần, trải nghiệm khách hàng sẽ bị kéo xuống mức 0, thậm chí là “âm”. Cho dù bạn giải thích rằng quá trình vận chuyển gặp vấn đề, bên cung cấp có sự cố, nhân viên nghỉ ốm,… thì khách hàng cũng khó có thể thông cảm vì điều này cũng ảnh hưởng đến chính kinh tế của họ. Những hệ lụy kéo theo tất nhiên bạn hoàn toàn có thể nhìn ra được: mất đi khách hàng, doanh thu sụt giảm, danh tiếng ảnh hưởng,…
6. CHI PHÍ TỪ CÁC BỘ PHẬN “KHÓ KIỂM SOÁT”
Khi nói đến việc tối ưu chi phí kinh doanh, hầu hết các nhà lãnh đạo nghĩ đến những gì xảy ra trước mắt như tìm nhà cung cấp rẻ hơn, giảm chi phí nhân công hay thuê văn phòng giá thấp hơn. Điều mà nhiều người không nhìn đến là những bộ phận không có KPI/ OKR, như Admin hay Back Office tại nhiều doanh nghiệp.
Bởi vì thông thường không có con số đo lường cụ thể nào cho hiệu quả làm việc của đội ngũ này (như KPI hay OKR), nhiều vấn đề tiêu cực dễ dàng xảy ra như làm việc chậm trễ gây ảnh hưởng đến bộ phận khác, kéo theo một lượng chi phí đáng kể mà tổ chức không nhận ra để kiểm soát.
Dễ dàng nhận thấy 2 nguyên nhân chính của các chi phí ẩn trên đều là do doanh nghiệp không quản lý được hiệu suất nhân viên và các quy trình không được chuẩn hóa. Vậy làm thế nào để giải quyết được những vấn đề này?
KEYWORD Ở ĐÂY CHÍNH LÀ “ĐO LƯỜNG”.